บทที่ 5 การจัดเอกสารและการนำเอกสารมาใช้งาน

บทที่ 5 การจัดเอกสารและการนำเอกสารมาใช้งาน

5.1 การจัดเรียงลำดับข้อมูลในตารางเอกสาร

                     เมื่อสร้างเอกสารขึ้นมาตามความต้องการเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้ต้องการจัดเรียงข้อมูลในเอกสารบางส่วนให้เรียงลำดัความต้องการ เช่น การจัดเรียงลำดับข้อมูลจากมากไปหาน้อย หรือจากน้อยไปหามาก ไม่ว่าข้อความที่จะจัดเรียงนั้นจะอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร กลุ่มข้อความ ข้อความที่เป็นคอลัมน์ หรือข้อความที่อยู่ในรูปแบบของตาราง ก็สามารถทำการจัดเรียงได้ทั้งสิ้น 

5.2 การแทรกเลขหน้า หัว/ท้ายกระดาษ

• การใส่เลขหน้า

• การตั้งค่าหน้ากระดาษ

5.3 การสร้างจดหมายเวียนและซองจดหมาย

                  การพิมพ์จดหมายเวียน (Mail Merge) เป็นการพิมพ์จดหมายที่มีข้อความเหมือนกันและส่งถึงผู้รับหลายๆคน ทำให้การทำงานสะดวกขึ้นและรวดเร็วยิ่งขึ้น เช่น จดหมายการเชิญประชุม จดหมายแจ้งผลการเรียน จดหมายขออนุญาตผู้ปกครอง นักเรียน นักศึกษา จดหมายแจ้งการเปลี่ยนแปลงเวลาสอน จดหมายแจ้งประชุมคณะกรรมการ และแจ้งประชาสัมพันธ์ข่าวสาร เป็นต้น

                  การพิมพ์จดหมายเวียนจะต้องทำเอกสาร 2 แฟ้ม

- แฟ้มที่ 1 แฟ้มเอกสารหลัก ซึ่งใช้เก็บตัวจดหมาย

- แฟ้มที่ 2 แฟ้มที่เก็บข้อมูลหรือรายละเอียดของผู้รับจดหมาย

ตัวอย่างจดหมาย

5.4 การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์

เมื่อต้องการพิมพ์งานที่สร้างออกมาทางเครื่องพิมพ์ สามารถทำได้ดังนี้
 
• วิธีที่ 1 เลือกจากเมนูคำสั่ง บนแถบเครื่องมือ

1. คลิกที่เมนูคำสั่ง แฟ้ม
2. คลิกที่คำสั่ง   ตั้งค่าหน้ากระดาษ   เพื่อตั่งค่าต่าง ๆ ที่ต้องการสำหรับพิมพ์ข้อมูล ซึ่งจะปรากฏจอภาพดังนี้

• หน้า ใช้จัดลักษณะหน้ากระดาษ
• แนวกระดาษ หมายถึง แนวหรือทิศทางการพิมพ์ของกระดาษ
  -   แนวตั้ง การพิมพ์ตามแนวตั้งของกระดาษ
  -   แนวนอน การพิมพ์ตามแนวนอนของกระดาษ
• อัตราส่วน กำหนดการย่อขยายข้อมูลในการพิมพ์
• ขนาดกระดาษ กำหนดขนาดกระดาษที่ใช้งาน
• คุณภาพการพิมพ์ กำหนดความเข้มของผลงานที่พิมพ์
• เลขหน้าแรก กำหนดที่หน้าเริ่มต้นให้กับหน้าแรกของเอกสาร คือ เอกสารจริงเป็นหน้าใดก็จะเป็น
  เลขหน้านั้น
• ขอบกระดาษที่ใช้กำหนดระยะต่าง ๆ บนหน้ากระดาษ

• ระยะขอบกระดาษทั้ง 4 ด้านของกระดาษ ได้แก่ บน, ล่าง, ซ้าย, ขวา
• จากขอบใช้กำหนดระยะห่างของหัวกระดาษและท้ายกระดาษ
  - หัวกระดาษ ระยะห่างท้ายกระดาษกับขอบกระดาษด้านล่าง
  - ท้ายกระดาษ ระยะห่างท้ายกระดาษกับขอบกระดาษด้านล่าง

• จัดกลางหน้า เพื่อกำหนดให้ข้อมูลอยู่กลางหน้ากระดาษพอดี
  - ตามแนวนอน วางข้อความทั้งหมดไว้กลางบรรทัดในแนวนอน
  - ตามแนวตั้ง วางข้อความทั้งหมดไว้กลางหน้ากระดาษในแนวตั้ง
  สามารถเลือกได้ทั้งตามแนวนอนและตามแนวตั้ง 

• หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ

• หัวกระดาษ    หมายถึง ข้อความที่ต้องการให้ปรากฏออกมาที่ด้านบนของทุก ๆ หน้า
• ท้ายกระดาษ  หมายถึง ข้อความที่ต้องการให้ปรากฏออกมาที่ด้านล่างของทุก ๆ หน้า

การเข้าสู่เมนูการพิมพ์

1. คลิกที่เมนูคำสั่ง แฟ้ม

2. คลิกที่คำสั่ง   พิมพ์   จะปรากฏจอภาพ ดังรูป

• เครื่องพิมพ์ จะบอกว่าเครื่องพิมพ์ที่ใช้อยู่นี้เป็นรุ่นอะไร
• พิมพ์- แถบสี พิมพ์เฉพาะพื้นที่ที่แรเงาใน Worksheet
  - ชีทที่เลือก พิมพ์ Worksheet ที่กำลังใช้งานอยู่และพิมพ์เอกสารทั้งหมด
  - ทั้งสมุดงาน กำหนดให้พิมพ์ Worksheet ทุก Worksheet ที่มีอยู่ออกมาทั้งหมด
• ช่วงหน้าที่พิมพ์
• ทั้งหมด พิมพ์ทุกหน้า
• หน้า พิมพ์โดยระบุหน้าที่ต้องการพิมพ์
• จำนวนชุด กำหนดลักษณะการพิมพ์ของจำนวนชุดที่มากกว่า 1 ชุด